Reuniones más duras que maratones

‘Hay reuniones de las que sales mucho más cansado que de algunos maratones’. Leía el pasado miércoles en el Facebook de Juan José Gibaja, un maratoniano de nuevo cuño, profesor de la Universidad de Deusto y una de esas personas con las que apetece estar, debatir, compartir y hasta discrepar.

Conozco la sensación que describe esa frase y la he sufrido mucho en mi dilatada trayectoria profesional. Por eso, soy cada vez más selectivo con las reuniones a las que asisto.

En las que yo organizo y/o convoco, suelo seguir estos pasos:

-        Antes de la reunión:

1.     PLANIFICAR

a.     Ser claro en los objetivos exactos de la reunión.

b.     Explicar y exponer los distintos temas.

2.     INFORMAR

a.     Asegurarse de que todos sepan qué temas se van a tratar y por qué.

b.     Asegurarse de que se dispone de las personas y datos necesarios.

c.     Asegurarse de que cada uno de los asistentes sepa qué se espera de ellos.

3.     PREPARAR

a.     Preparar un desarrollo lógico.

b.     Asignar un tiempo de discusión y/o presentación a cada uno de los puntos según su importancia y urgencia.

-        Durante la reunión:

4.     ESTRUCTURAR Y CONTROLAR

a.     Empezar siempre con los hechos antes de cualquier interpretación y antes de decidir ninguna acción.

b.     Cuidar que los participantes se centren, sin ir de un tema a otro.

5.     RESUMIR Y CONSIGNAR

a.     Hacer un resumen de cada una de las decisiones.

b.     Especificar el nombre de la persona responsable, los objetivos y los plazos.

-        Después de la reunión:

6.     PLANIFICAR LA EJECUCIÓN DE LO ACORDADO

a.     Recoger formalmente los acuerdos adoptados: Acta.

b.     Hacer llegar el acta, a la mayor brevedad, a todos los asistentes y afectados.

c.     Hacer un seguimiento adecuado, priorizando las cuestiones más importantes.

7.     EVALUAR

a.     ¿Se cumplieron los objetivos?

b.     ¿Cómo fue la participación de los asistentes?

c.     ¿Cómo fueron los debates?

d.     Fortalezas de la reunión.

e.     Aspectos a corregir para la próxima reunión.

Como podéis ver, el antes y el después nos deben ocupar mucho más que el durante.

Nada nuevo para los que practicamos el atletismo ¿verdad? Para que la prueba (durante) nos salga bien es fundamental que la hayamos preparado adecuadamente (antes). Y después de competir, hacemos un análisis de cómo nos ha ido, revisamos la clasificación, buscamos referencias, y empezamos a planificar la siguiente.

Si las preparamos bien, tendremos reuniones -y competiciones- más cortas, más eficaces y más motivadoras.